SOLUZIONI PER EVENTI AZIENDALI
Sistema Congressi è un’agenzia di management e organizzazione di eventi aziendali che offre soluzioni adatte ad ogni azienda. Qui trovate alcuni casi tratti dal nostro portfolio clienti con le soluzioni proposte in base al brief ricevuto.
Tutto in un giorno! Un evento corporate a Venezia, dicembre 2023
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Cliente: Un importante Studio specializzato in ambito contabile, aziendale, societario e tributario, che ha recentemente attuato la transizione in Società per Azioni
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Scopo dell’evento: Riunire i diversi professionisti, operanti sulle principali città italiane, con l’obiettivo di rafforzare i rapporti personali e creare una forte identità di gruppo
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Obiettivo: Costruzione di un’identità comune, coinvolgendo anche le famiglie
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Partecipanti: 130
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Location: Venezia
Soluzione: all in a day!
La disponibilità di un budget chiaramente definito ha reso necessaria l’organizzazione di un evento in giornata.
Abbiamo sottoposto al Cliente diverse proposte, ma Venezia ha avuto la meglio! Nonostante sia molto vicina a Padova, da dove proveniva buona parte dei partecipanti (altri, provenienti dalle altre sedi nazionali erano già a Padova per riunioni), Venezia è spesso vista come una città caotica e complessa da visitare.
Tutti gli Ospiti e i loro accompagnatori hanno raggiunto comodamente con i propri mezzi il Parcheggio Fusina, dove si sono imbarcati su una motonave loro riservata.
A bordo è stata servita una colazione di benvenuto, e durante la navigazione Guide Turistiche esperte hanno illustrato i punti toccati.
E’ stata quindi raggiunta la Fondazione Guggenheim, con una visita privata guidata della durata di circa 1 ora; i gruppi si sono turnati in modo da completare la visita nei tempi previsti.
A conclusione, gli Ospiti hanno raggiunto a piedi, accompagnati dalle loro guide, un prestigioso hotel situato nel centro della Città.
Qui è stato servito un ricco aperitivo di benvenuto, cui è seguito un pranzo accompagnato da un’esecuzione di musica classica barocca della scuola veneziana, interpretata da un trio strumentale elegantemente vestito con i costumi del ’700 veneziano.
I bambini presenti sono stati accomodati in un tavolo loro dedicato, con un menu speciale e con la presenza di una baby sitter che ha provveduto ad intrattenerli.
Alla fine del pranzo, si sono susseguiti diversi indirizzi di saluto da parte dei Soci Senior della nuova compagine aziendale.
A conclusione, passeggiata a San Marco, per ammirare dall’esterno i più celebri monumenti cittadini: il Palazzo Ducale, la Libreria Marciana, il Campanile e le Procuratie.
Nel tardo pomeriggio gli Ospiti si sono imbarcati nuovamente in nave verso Fusina, dove hanno trovato bevande calde e ancora un po' di tempo da dedicare alle chiacchiere con i colleghi.
Risultato per l’azienda e per Sistema Congressi:
L’obiettivo del Cliente è stato raggiunto con un rapporto costo-beneficio perfettamente bilanciato! Siamo molto grati ai nostri Clienti per aver accolto una proposta che poteva sembrare “scontata”, ma che di fatto non lo è stata. Rendere facile la partecipazione ad un evento aziendale è talvolta un criterio importante sul quale i Clienti basano le loro decisioni. Tutto questo, con il vincolo di un budget perfettamente rispettato, e la soddisfazione dell’atmosfera rilassata che si è creata tra gli Ospiti: una garanzia per un lavoro sempre più condiviso nel team!
Viaggio Incentive a Napoli
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Cliente: Una delle aziende più note al mondo nel campo dei prodotti per la casa distribuiti attraverso canali di marketing diretto.
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Scopo dell’evento: Proclamare il miglior distributore di prodotti nei paesi dell’area EMEA
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Obiettivo: Realizzare un viaggio incentive ricco di elementi motivanti e coinvolgenti. Dare valore al lavoro svolto dai vincitori della campagna d’incentivazione.
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Partecipanti: 400 distributori di età e provenienza molto diverse fra loro
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Location: Napoli
Soluzione: Effetto wow per i migliori Distributor
Abbiamo innanzi tutto selezionato i luoghi più adatti a trasmettere ai partecipanti i valori fondamentali di questo evento:ù
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La gratitudine dell’azienda per l’ottimo lavoro svolto dai finalisti della campagna d’incentivazione
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L’importanza che ciascun partecipante ha per l’azienda
Per raggiungere questo obiettivo, abbiamo lavorato per far sentire i partecipanti parte di una ristretta cerchia di fortunati, attraverso il famoso “effetto wow!”. Gli ospiti, quindi, hanno avuto accesso ad esperienze esclusive, normalmente difficili se non impossibili per il comune viaggiatore.
Sistema Congressi ha curato tutta la logistica con estrema attenzione. Il lavoro dietro le quinte è stato notevole. Ci ha permesso però di garantire un’esperienza unica e senza intoppi nonostante il numero di partecipanti.
La scelta degli alberghi è ricaduta su due dei più prestigiosi hotel in città, in una posizione panoramica con vista sul mare e il caratteristico borgo marinari.
Abbiamo poi lavorato a un piano ben bilanciato di visite alla città e all’area circostante, includendo le mete più iconiche - Capri, Sorrento, Pompei e il Vesuvio. Siamo sempre stati attenti a non rendere il programma troppo faticoso.
In ogni ristorante, abbiamo organizzato un menù selezionato ad hoc per i nostri clienti.
Infine, abbiamo progettato due serate veramente wow:
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Uno spettacolo di luci e suoni in una villa storica della città
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Una serata molto speciale all’interno del meraviglioso Museo Archeologico, nella Sala della Meridiana, per l’evento conclusivo e la premiazione.
Risultato per l’azienda e per Sistema congressi: motivazione altissima
Al termine dell’evento, abbiamo condotto la consueta customer satisfaction analysis.
I partecipanti si sono dichiarati entusiasti e motivati per l’esperienza e ci hanno indicato i momenti più entusiasmanti del viaggio.
Queste analisi sono estremamente utili per noi e per i nostri clienti.
Meeting nelle Langhe
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Cliente: Un’azienda specializzata in cyber security.
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Scopo dell’evento: Trovare un posto riservato e senza troppe distrazioni. Includere un tour e un’esperienza di networking.
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Obiettivo: Mantenere alta la concentrazione per fare il punto sui prodotti esistenti e soprattutto per ragionare sulle nuove soluzioni disponibili.
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Partecipanti: 45 dipendenti provenienti da diverse filiali.
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Location: Langhe, Piemonte.
Soluzione: Riservatezza e networking immersi nella natura
Sulla base del brief ricevuto dal cliente, abbiamo individuato tre possibili destinazioni e il cliente ha scelto le Langhe. Considerando il programma di questo evento aziendale, abbiamo deciso di puntare su un albergo che avesse ampi spazi esterni.
L’albergo selezionato è un relais quattro stelle in un piccolo paese in piena campagna, contornato dal verde e dal classico panorama delle Langhe. L’hotel si presenta come una grande casa di campagna ma gli interni sono contemporanei e di recente ristrutturazione.
Il ritmo dei meeting è stato piuttosto serrato, per questo abbiamo deciso di organizzare tutti i pranzi e i coffee break all’esterno, complici le belle giornate di primavera inoltrata. Questo a permesso ai partecipanti di sperimentare la bellezza e le bontà del territorio pur restando in hotel.
Per la mezza giornata di escursione concessa ai delegati, abbiamo scelto un itinerario tra castelli, vitigni e degustazioni. Il tour è arrivato poi a uno dei migliori ristoranti della zona. Il ristorante, tra l’altro, ha una cantina fornitissima. Abbiamo radunato gli ospiti nella sala panoramica a vetri e qui hanno preparato due specialità del territorio seguiti dallo chef. Un’attività senza competizione, per il solo piacere di condividere l’esperienza
Risultato per l’azienda e per Sistema congressi: soddisfazione oltre le aspettative
L’indagine a fine evento ha dimostrato che i partecipanti hanno apprezzato moltissimo la scelta della location. L’ambiente ha favorito la concentrazione necessaria e le opportunità di confronto tra gli ospiti. Allo stesso tempo, resta il ricordo di un’esperienza piacevolissima. Una full immersion
Anniversario aziendale a Venezia
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Cliente: Una piccola azienda nord-europea tutta femminile.
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Scopo dell’evento: Celebrare i primi dieci anni di attività dell’azienda.
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Obiettivo: Rinsaldare i rapporti tra le dipendenti e farle sentire parte attiva del successo e della crescita aziendale.
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Partecipanti: 20 donne diverse per età e mansione.
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Location: Venezia
Soluzione: evento dinamico per un’azienda in crescita
Sulla base del brief ricevuto dal cliente, abbiamo individuato due possibili destinazioni e il cliente ha scelto Venezia. L’albergo che abbiamo selezionato è un boutique hotel, per consolidare l’atmosfera intima e quasi un po’ da famiglia di questa azienda.
Le partecipanti si conoscevano già, quindi non è stato necessario il “momento rompighiaccio”, ma abbiamo iniziato subito con un mix di attività.
Partendo dalla più caratteristica esplorazione della città, abbiamo introdotto alcuni elementi a sorpresa.
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La visita a uno storico squero, un cantiere di costruzione delle gondole a conduzione familiare. Lo squero è stato fondato nel 1800 e oggi gestito dalle discendenti del fondatore, tutte ragazze.
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Un laboratorio di maschere in cartapesta. Le maschere realizzate dalle partecipanti, sono poi servite per la serata finale a tema.
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Una regata velica, l’esperienza più dinamica ed energizzante del programma.
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La serata finale, in stile veneziano, per celebrare i 10 anni di attività con una torta creata apposta e un piccolo regalo personalizzato in vetro di Murano.
Risultato per l’azienda e per Sistema congressi: teamwork e brand awareness spontanea
Le partecipanti erano entusiaste della due giorni veneziana. Il lavoro di team-work durante il weekend le ha spinte a postare decine di foto dell’evento sui social, portando a un interessante aumento delle interazioni con la pagina business e i social gestiti dall’azienda. Un lavoro a favore della brand awareness del tutto spontaneo.
Lancio Prodotto a Firenze
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Cliente: Una multinazionale nota per la produzione di macchine fotografiche
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Scopo dell’evento: Presentare un nuovo modello di macchina fotografica alla stampa di settore
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Obiettivo: Creare un’esperienza da raccontare con entusiasmo
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Partecipanti: 80 in totale, in 4 gruppi da 20 back-to-back per 2 giorni e 1 notte
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Location: Firenze
Soluzione: esperienza interattiva e ottimizzazione del budget
In base alle aspettative del cliente, abbiamo pensato di creare situazioni che si prestassero bene a un racconto attraverso la fotografia.
Abbiamo ottimizzato la formula del back-to-back di questo evento aziendale per utilizzare al meglio il budget a disposizione.
Quindi, i partecipanti che sono arrivati con il primo gruppo hanno cominciato l’esplorazione fotografica partendo dal mercato centrale, con un classico spuntino toscano di benvenuto. Abbiamo poi proseguito con un itinerario in città tra monumenti storici e botteghe di produzione artigianale. Però abbiamo inserito qua e là qualche sorpresa interattiva. Abbiamo anche aggiunto piccoli elementi di competitività che sono normalmente appannaggio dei team-building. Per esempio, una breve gara “olfattiva” per riconoscere le essenze contenute in tre profumi diversi – ricordando che Firenze è stata una delle capitali del profumo.
Nel pomeriggio, si è tenuta la presentazione formale del nuovo modello di macchina fotografica. La giornata poi si è conclusa con una cena esclusiva nel palazzo nobiliare di una delle più antiche famiglie fiorentine, nota fin dai tempi di Carlo Magno.
Per il giorno successivo, esperienza di guida sulle colline fiorentine con auto sportive e pranzo in un castello nel Chianti prima della partenza. In avvicendamento con il secondo gruppo che invece è partito dal pranzo nella stessa località del Chianti per poi provare l’esperienza di guida fino alla città di Firenze, consentendo di ammortizzare in parte i costi di noleggio delle vetture sportive.
Unica differenza: chi ha pranzato prima di guidare non ha potuto bere vino e per questo abbiamo rimediato con un welcome drink all’attivo in hotel!
Il programma dell’evento si è poi ripetuto in modo simile per i successivi gruppi.
Risultato per l’azienda e per Sistema congressi: engagement elevato
Alla fine dell’evento, abbiamo rilevato un altissimo livello di partecipazione degli ospiti che si sono impegnati molto nella realizzazione di un reportage dell’evento. Le attività a sorpresa hanno reso il programma più effervescente. I partecipanti si sfidavano reciprocamente per indovinare in anticipo la prossima sorpresa.
Convegno associativo a Roma
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Cliente: Un’associazione di categoria internazionale con base a Londra
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Scopo dell’evento: Convegno Annuale
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Obiettivo: Realizzare per la prima volta un pomeriggio di divertimento e networking
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Partecipanti: 220 responsabili di aziende di varie dimensioni
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Location: Roma
Soluzione: sensazioni ed esperienze da condividere
Tra le città più facili da raggiungere da aeroporti diversi, i clienti hanno scelto Roma.
Per la parte di convegno, abbiamo proposto una sede alberghiera dotata di ampi spazi congressuali. In questo modo abbiamo ridotto al minimo il budget da dedicare agli spostamenti per investire di più sul pomeriggio di attività e sulla cena finale.
Per il pomeriggio di divertimento e networking, abbiamo suddiviso i partecipanti in gruppi più piccoli che hanno potuto scegliere una delle attività tra quelle proposte, in base ai propri interessi:
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Giro in bici tra le tradizioni nel cuore della città e workshop per imparare a fare il gelato
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Tour con Ape calessino tra i monumenti di Roma Antica con visore 3D per scoprire le differenze tra la Roma antica e quella moderna
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Visita guidata all’incredibile patrimonio artistico di Galleria Borghese e merenda gourmet nel parco
L’evento si è concluso con un party in una delle location più apprezzate nel quartiere EUR, uno spazio completamente personalizzabile.
Durante l’aperitivo, sono state proiettate le foto scattate nel corso della giornata. Questo ha alimentato la conversazione tra i soci, che si sono scambiati informazioni e sensazioni sulle esperienze diverse fatte nel corso del pomeriggio. La serata si conclusa dopo cena con un dj set.
Risultato per l’associazione e per Sistema congressi: testimonial entusiasti
L’associazione ha raccolto le testimonianze di molti dei soci presenti all’evento che hanno trasmesso a chi non c’era grande entusiasmo per i temi della conferenza e per il programma sociale. Queste testimonianze sono state riportate sul sito dell’associazione e sui profili social, generando una notevole ondata di interesse per le attività associative.